Com a globalização e aumento na competitividade entre as empresas, todo negócio precisa concentrar ao máximo seus esforços em práticas que possibilitem adquirir vantagem competitiva e possuir serviços e produtos de qualidade. Uma boa prática que vem cada vez mais ganhando adeptos no mercado é a implementação da terceirização de serviços.
A terceirização ou outsourcing, que traduzindo do inglês significa ‘’fonte de fora’’, pela lei só pode ser feita em setores que não realizem atividades relacionadas ao Core business (atividade-fim) da empresa. O outsourcing normalmente se faz necessário quando estes setores que realizam atividades secundárias como, por exemplo, impressão de documentos, segurança, serviços de limpeza e etc. não estão sendo feitos de maneira eficiente e estão apresentando gastos desnecessários. Por meio da implementação deste processo, o empresário pode adquirir para empresa ganhos altos em produtividade e reduzir os seus gastos eficientemente.
É indiscutível a importância deste processo no mundo dos negócios. Em busca da excelência na entrega de serviços e/ou produtos, muitas empresas não conseguem administrar todos os seus setores eficientemente e, dessa forma, recorrem ao outsourcing como meio de aumentar sua qualidade e inserir o seu nome no mercado. Por meio da terceirização, empresários podem poupar o pagamento de vários encargos e evitar contratações diretas de mão de obra. Além disso, podem ainda, evitar processos burocráticos que são gerados pela necessidade de atenção à um determinado setor.
Apesar de existir algumas discussões acerca do processo de terceirização ter suas desvantagens como, por exemplo, a cultura da empresa ser abalada, é inegável que sua implementação pode, também trazer grandes benefícios para uma organização. Para empresas que necessitam de imprimir uma grande quantidade de documentos frequentemente, mas não possuem técnicos, funcionários e/ou máquinas capazes de lidar com a situação, é extremamente recomendável a implantação de um sistema de outsourcing de impressão. Por meio da implementação do outsourcing de impressão, a empresa passa a dispor de funcionários capazes e máquinas de impressão eficientes que atenderão todos requisitos necessários do setor. São diversos os benefícios!
Redução de custos
A implementação do outsourcing de impressão permite ao empresário reduzir consideravelmente seus custos. Além de cortar gastos com mão de obra, por meio da terceirização deste setor, torna-se possível monitorar e controlar todas as impressões realizadas na empresa. O monitoramento, geralmente é feito remotamente e garante um controle total sobre todas a atividade realizada pelos equipamentos por meio da entrega de relatórios e métricas sobre a utilização mensal destes recursos.
Dessa forma, a organização consegue evitar desperdícios e ter controle sobre o que é necessário imprimir e o que não é, possibilitando ao gestor responsável economizar bastante com essas atividades. Um parque próprio de equipamentos de impressão gera riscos de gastos desnecessários com manutenções e reposição de componentes. A grande maioria das empresas que prestam serviço de outsourcing de impressão realiza a reposição e reparos no caso das máquinas serem danificadas, oferecendo muito mais segurança e evitando gastos de surpresa com este tipo de problema. No caso da necessidade de um upgrade no parque de equipamentos, a empresa contratante também, na grande maioria das vezes, se responsabiliza por trocar todos eles, o que resulta em menos prejuízo com venda e compra de novas máquinas.
Aumento de produtividade
Além da redução de custos, existem outras vantagens na implementação da terceirização de processos de impressão. Uma delas é sem sombra de dúvidas o aumento da produtividade da organização. São várias as maneiras que este processo pode ajudar no aumento de produtividade.
- Melhor qualidade de impressão: por meio da padronização de todas as máquinas de impressão é possível obter maior qualidade, uma vez que a empresa contratada saberá exatamente qual é o melhor tipo de máquina que a empresa contratante precisará
- Tempo para dedicar às atividades que interessam: o cuidado com todo o sistema de impressão não é uma tarefa simples e necessita de investimento em pessoal, equipamentos e serviços. Quando uma empresa decide fazer o outsourcing dessas atividades, sobra mais tempo e dinheiro para investir em atividades mais cruciais para o objetivo final do negócio.
- Instalação rápida e upgrade eficiente: com a implementação do outsourcing de impressão não será mais necessário que os funcionários de TI gastem horas com instalação e configuração dos equipamentos.
A produtividade leva a empresa ao seu crescimento e melhora sua capacidade de inserção no mercado. Sendo assim, é imprescindível para um negócio estar atento à todas as possibilidades de aumenta-la eficientemente.
Conclusão: o outsourcing de impressão pode trazer redução de custos, aumento de produtividade e diminuição na burocracia de uma empresa
Uma gestão eficiente de recursos gera resultados satisfatórios, isso não é segredo para ninguém. Entretanto, muitos negócios precisam de focar seus esforços em atividades que nada tem a ver com os objetivos da empresa como, limpeza, segurança, impressão de documentos, alimentação e etc. Empresas que implementam em seu negócio o sistema de outsourcing em setores que estão apresentando dificuldades nos seus processos de gestão, estão sem sombra de dúvidas um passo a frente de empresas que tentam fazer tudo sozinhas.
Durante todo o texto foi apresentado argumentos que comprovem que organizações que necessitam de imprimir documentos e/ou textos com frequência precisam possuir um sistema de outsourcing de impressão. Por meio da implementação deste sistema, é possível para a organização além de focar mais em atividades que possuem maior relevância e aumentar sua produtividade, também reduzir seus custos de forma significativa. Além disso, processos burocráticos tornam-se mais enxutos e a empresa passa a possuir menos funcionários contratados, ou seja, menos vínculos trabalhistas, o que é ideal para qualquer um dos lados, uma vez que ambos podem decidir, a qualquer momento, optar por não prestar/receber os serviços do outro.
Dessa forma, é possível para um negócio evoluir bastante e se inserir no mercado com maior facilidade, estabilidade e capacidade competitiva. E na sua empresa? Já é feito outsourcing de impressão? Está sendo eficiente? Qualquer dúvida que surgir, contate a TTG! Estaremos sempre de prontidão para atende-los!