Embora as soluções digitais estejam fortemente presentes no dia a dia de qualquer empresa, os documentos impressos ainda são necessários. Neste ponto, contar com uma solução bem planejada para suas impressões mensais fazem-se necessário. Ainda, que um serviço de locação de impressoras pode otimizar sua demanda. Você sabe como determinar a quantidade de impressões ideal para a realidade do seu negócio e reduzir os custos do processo? Veja a seguir quais pontos devem ser analisados ao definir a quantidade de impressões e como é possível calcular os custos.
Custo por folha impressa
Para calcular o consumo por folha impressa, basta dividir a capacidade de impressões de um equipamento em determinado período pelo custo das folhas. Exemplo: se em 30 dias uma impressora imprimiu 3.000 folhas e as 3.000 folhas custaram R$45, o valor para imprimir as 3.000 folhas é R$0,015 (45/3 mil = 0,015).
Custo da tinta da impressora
Para saber o custo despendido com a tinta da impressora, o cálculo é bem simples, e vale tanto para impressoras com cartuchos como para os equipamentos com toner. Se um cartucho custa R$100 e a capacidade de impressão dele, ao mês, é de 2.000 páginas, basta dividir o valor da tinta pelo número de folhas que podem ser impressas. Neste caso, fica: 100/2mil = R$ 0,05.
Custo com materiais consumíveis
Além dos custos com as folhas e as tintas, devem ser relacionados no cálculo de impressão todos os materiais consumíveis que pertencem ao processo, dentre eles:
• Logística: certamente sua empresa tem custos mais elevados com a impressão devido à logística. Quando os toners e cartuchos precisam ser recarregados, ou algum equipamento direcionado a assistência técnica, quem é o responsável por transportá-los? Custos com combustível e o tempo gasto no trajeto também deve entrar para a conta!
• Depreciação de equipamentos: mesmo que as impressoras não apresentem problemas técnicos com muita frequência, a qualidade de impressão é reduzida ao longo do tempo. Você pode perceber isso ao notar falhas na impressão de documentos, ou quando uma impressão demorar um pouco mais para ser finalizada. A depreciação dos equipamentos deve ser considerada como custo da impressão, com isso as impressoras deverão ser substituídas ou revisadas periodicamente.
• Energia: contar com um parque de impressão, os custos com energia irão aumentar. Quando menores e mais lentos forem seus equipamentos, maior será o custo com energia elétrica. Este consumo deve entrar no cálculo do custo de impressão. Uma boa dica é apostar na locação de equipamentos mais robustos e rápidos, que consomem menos energia.
Com todos os custos esclarecidos e em mãos, descobrir a quantidade certa de impressões para sua empresa torna-se bem mais simples! Vale lembrar que o outsourcing de impressão é perfeito para empresas que desejam otimizar suas demandas e, acima de tudo, reduzir custos.