Apesar de serem diferentes e tratarem de assuntos distintos, tem muito profissional de outsourcing de impressão que confunde os dois. Eu estou falando de softwares para Bilhetagem de Impressão e para Gerenciamento de Outsourcing de Impressão.
Conversamos diariamente com muitos profissionais que estão buscando por uma solução de bilhetagem e/ou de gerenciamento de outsourcing. As dúvidas e questionamentos sobre as suas diferenciações e funções são várias.
SOFTWARE PARA BILHETAGEM DE IMPRESSÃO
A bilhetagem de impressão é um serviço geralmente oferecido pelos provedores de outsourcing aos seus clientes, mas também pode ser contratado diretamente com os fornecedores do software.
O principal objetivo de um software de bilhetagem de impressão, é possibilitar que se conheça em detalhes como os equipamentos de impressão de uma organização são utilizados. Permitindo que ações voltadas à redução de custos e controle sejam realizadas.
Existem inúmeras soluções de bilhetagem de impressão no mercado. Mas podemos dizer que os requisitos mínimos para este tipo de software são:
- Contabilizar todas as impressões e cópias realizadas;
- Registrar o que foi impresso (nome, páginas, formato, PB ou color, etc.);
- Registrar qual foi o usuário que realizou a impressão;
- Registrar o dia e horário que a impressão foi realizada.
Com as informações acima em mãos, geralmente na forma de relatório, já é possível que o gestor responsável pelos centros de custos de uma organização, tenha uma noção sobre a utilização dos recursos de impressão, separada por equipamento, usuários, períodos, formatos, entre outros.
Para fins de conhecimento e até mesmo conscientização dos colaboradores em fazer o uso mais adequado destes recursos, este tipo de informação muitas vezes já é suficiente. Porém, dependendo do perfil da empresa, do porte, quantidade de funcionários e equipamentos, faz-se necessário uma solução de bilhetagem com mais recursos.
Após avaliar a forma como os equipamentos de impressão estão sendo utilizados, sejam estes, próprios da organização ou locados através de um provedor de outsourcing, é possível traçar uma estratégia para redução de custos e, para isso, algumas funcionalidades extra podem ser úteis:
- Criação de centros de custos;
- Criação de cotas de impressão por usuário, departamento, equipamento;
- Forçar a impressão monocromática;
- Forçar a impressão duplex.
Se você é um provedor e está buscando uma solução de bilhetagem para implantar em seus clientes, lembre-se de fazer uma ampla pesquisa. E, sempre que possível, faça um teste prático antes de tomar a decisão final.
Dependendo da quantidade e dos diferentes perfis de clientes que sua empresa atenda, é possível que você acabe trabalhando com mais de uma solução de bilhetagem. As quais serão escolhidas conforme as necessidades de cada cliente.
Feita a escolha e instalação do software, a sua equipe técnica deverá dominar a ferramenta. São eles que irão repassar todas as informações necessárias para os clientes utilizarem.
SOFTWARE PARA GERENCIAMENTO DE OUTSOURCING
Este tipo de software é de uso e interesse exclusivo de provedores de outsourcing de impressão, ou seja, empresas que terceirizam o todo o ambiente de impressão e serviços relacionados para outras empresas.
O principal objetivo é a centralização de todas as informações do parque de impressão de um provedor. O qual está distribuído em vários locais e clientes, em um único local, com os dados mais relevantes para operação. Existem duas etapas bem definidas: monitoramento e gestão.
Como a principal forma de cobrança em um contrato de locação é através do uso, mais precisamente em cima da quantidade de páginas que foram produzidas em um determinado período, podemos dizer que os requisitos mínimos para este tipo de software são:
- Monitoramento automático das impressoras e multifuncionais;
- Coleta dos contadores gerais;
- Coleta dos contadores detalhados (PB, color, digitalização, fax, duplex, etc.);
Relatórios de produção de páginas por período.
A partir do momento que um provedor tem todo o seu processo de coleta de contadores automatizado, não necessitando mais buscar essas informações manualmente ou solicitando para que cada cliente envie, obtém-se um ganho operacional importante.
Porém um dos principais fatores de insucesso no outsourcing de impressão, é a falta de controle sobre o consumo de suprimentos no contrato. Geralmente a reposição dos suprimentos fica por conta do provedor, pois isto já faz parte do valor pago pelo uso. Esse cenário faz com que seja imprescindível um bom software de monitoramento e gestão apresentar as seguintes funcionalidades:
- Captura dos níveis de suprimento;
- Identificação e registro automático de trocas;
- Identificação de trocas prematuras;
- Apresentar indicadores de uso (percentual de cobertura, médias de impressão, eficiência);
- Prever quando ocorrerá a próxima troca;
- Possibilitar o controle de suprimentos que estão em estoque, seja no cliente, na empresa ou com a equipe técnica.
O controle sobre o uso dos suprimentos, garante ao provedor uma maior rentabilidade, pois eliminam-se o desperdício e trocas prematuras. Possibilitando também a renegociação dos valores cobrados, caso os indicadores de uso estejam diferentes dos que foram levantados e acordados no início do projeto.
Dois desafios importantes que fazem parte do dia a dia de um provedor são: o fechamento mensal de cada contrato e o atendimento de chamados. Agilizar o faturamento e atender bem são atividades chave para garantir o sucesso e crescimento da empresa. Você pode buscar os seguintes requisitos nesse software:
- Cadastro de contratos e regras;
- Fechamento automatizado, levando em consideração a forma como sua empresa fatura (CPP, franquias individuais, compartilhadas, com excedentes, custos adicionais, etc.);
- Interface para helpdesk integrada com os dados monitorados;
- Criação de chamados pelo cliente final e provedor;
- Monitoramento de alertas de equipamento;
- Gestão dos atendimentos com controle de SLA.
Controlar cada impressora e transformar despesas em receitas, relacionar-se de forma ágil e direta com o seu cliente, agregar valor ao serviço oferecido e as suas propostas comerciais, são apenas alguns dos benefícios que um bom software de gerenciamento de outsourcing pode prover.
Aqui também é recomendável que haja uma ampla pesquisa de mercado e a avaliação prática de cada sistema. Sempre pensando nas suas necessidades atuais e como sua empresa pretende profissionalizar a operação.